Admin­is­tra­tion offi­cer (B1-B3)

Ben je gedreven in het nauwkeurig uitvoeren van administratieve taken? Ben je een organisatorisch talent en heb je een sterke pc-vaardigheid? Werk je graag samen in een ondersteunende rol binnen een dynamische organisatie? Ontdek dan zeker onderstaande vacature voor administratief medewerker.

Functiebeschrijving

Je biedt administratieve ondersteuning binnen de teams secretariaat en personeel. De werking van het secretariaat omvat onder meer:

• Het administratief voorbereiden van het maandelijks directiecomité, de raad van bestuur en het kernteam van de POM, alsook de verslagneming en de administratieve opvolging nadien;
• Het voorbereiden en implementeren van verbetertrajecten, waaronder de verdere optimalisatie van interne administratieve processen, zaken gerelateerd aan informatieveiligheid, archivering…
• De werking van de personeelsdienst omvat onder meer:
  • Het invoeren van vacatureberichten op verschillende platforms (bv. VDAB, LinkedIn…);
  • Het inplannen en praktisch organiseren van de verschillende proeven (schriftelijk, mondeling, assessment);
  • Het opmaken en versturen van brieven/emails naar de kandidaten;
  • Het opmaken van standaard arbeidscontracten;
  • Het op punt zetten en houden van mappenstructuren en het bijhouden van documenten…

• Tenslotte treed je op als back-up binnen het secretariaat, wat betekent dat je indien nodig instaat voor:
  • De bemanning van het onthaal in Provinciehuis Olympia;
  • De postbehandeling;
  • Het beheer van reservaties van vergaderzalen, wagenpark…;
  • De administratieve ondersteuning bij de organisatie van events;
  • Het administratief voorbereiden en opvolgen van documenten ter ondertekening van de algemeen directeur en de voorzitter;
  • Het agendabeheer van de algemeen directeur…
• ...

Solliciteren kan tot en met 20 augustus 2024.